Un estudiante fijo es un estudiante con un cupo permanente en un horario de clases: su lugar queda reservado en cada fecha del horario, sin que tenga que reservar la clase una por una.
Ejemplo: Si Victor asiste a todas las clases de Vinyasa los lunes, martes y miércoles, puedes asignarlo como estudiante fijo a ese horario para que su lugar quede reservado automáticamente y no tenga que reservar cada vez.
¿Cómo funciona? (reglas importantes)
Antes de usar la funcionalidad, conviene entender las reglas que rigen a un estudiante fijo:
El cupo siempre queda reservado. Un estudiante fijo tiene su lugar en cada fecha del horario, sin importar el estado de su paquete (vencido, sin clases disponibles, o si el horario no está incluido en sus paquetes asignados).
La política es siempre cobrar la clase. Un estudiante fijo genera el cobro de la clase en cada fecha, ya sea que asista, falte o avise que no asistirá. Lo que cambia es cuándo se descuenta.
Si marcas al estudiante como Presente, la clase se descuenta de su paquete en ese momento. Marcar Presente requiere un paquete válido con clases disponibles; si el paquete está vencido, sin créditos, o el horario no está en sus paquetes, el sistema bloquea el registro con un error (igual que en una reserva normal) y la asistencia no se registra.
Si el estudiante avisa que no asistirá, o lo marcas como ausente, ocurre lo siguiente:
El cupo se libera para que otro estudiante pueda reservarlo.
El estudiante aparece en la lista de la clase como Ausencia confirmada.
La clase pasa a la lista de Cobros pendientes (no se descuenta todavía).
En Cobros pendientes, el botón Cobrar ausencia hace dos cosas a la vez: registra la asistencia como Ausente y descuenta una clase del paquete del estudiante. Nada se descuenta hasta que haces clic.
La única forma de que un estudiante fijo no sea cobrado es que no realices ninguna acción sobre esa clase en Cobros pendientes.
Al hacer clic en Cobrar ausencia no se envía ninguna notificación al estudiante.
¿Cómo se asigna un estudiante fijo a un horario?
Desde Horarios
Selecciona el horario
En los detalles, toca el botón Estudiantes fijos
En la pantalla que aparece, toca el botón Inscribir estudiante y busca al estudiante
Selecciona al estudiante y toca el botón Inscribir
El estudiante se agregará a la lista de fijos
Desde Estudiantes
Selecciona el estudiante
En los detalles, toca el botón Horarios fijos
En la pantalla que aparece, toca el botón Inscribir en un horario y busca el horario
Toca el botón Inscribir
El horario se agregará a la lista de horarios donde el estudiante está inscrito
¿Cómo aparece un estudiante fijo en la clase?
En la lista de estudiantes inscritos de la clase, los estudiantes fijos aparecen junto a las reservas normales y los drop-in, claramente etiquetados, con un conteo combinado de Espacios ocupados.
Si un estudiante fijo avisó que no asistirá a una fecha, aparecerá en esa lista como Ausencia confirmada.
¿Cómo liberar un cupo para una sola fecha?
El cupo de un estudiante fijo se puede liberar para una fecha puntual, sin quitarlo del horario:
El propio estudiante puede tocar No asistiré desde la lista de clases en el Portal de Estudiantes. Esto libera su cupo para que otro estudiante lo use. El estudiante no pierde su lugar fijo en las siguientes fechas.
Un administrador o instructor también puede marcar al estudiante como ausente en esa fecha desde la lista de inscritos.
En ambos casos, la clase queda registrada como Ausencia confirmada y pasa a Cobros pendientes (ver siguiente sección).
Cobros por inasistencia (Cobros pendientes)
Cuando un estudiante fijo falta o avisa que no asistirá, la clase queda registrada en la página Cobros pendientes, donde decides si cobrarla o no.
Desde ahí, el botón Cobrar ausencia registra la asistencia como Ausente y descuenta una clase del paquete del estudiante.
Si no haces nada, no se cobra ni se descuenta.
Aparece una alerta en el dashboard cuando tienes cobros pendientes. La alerta cubre una ventana de hasta 7 días de clases pasadas.
🔔 Para el detalle completo de cómo usar esta pantalla, consulta ¿Qué son los cobros pendientes?